Rekrutmen yang ideal dan mendapat kandidat yang 100% sesuai dengan yang kita inginkan memang cukup susah, karena karyawan ideal begitu langka. Bukan tidak mungkin, namun sulit.
Meski demikian, HR tetap harus mendesain proses yang optimal dengan membuat tahapan rekrutmen yang benar agar setidaknya mendapatkan kandidat yang dapat menjalankan peran dengan baik, selaras dengan budaya organisasi, dan memberi kontribusi penting bagi tim.
Untuk meraih hasil optimal, maka perlu melakukan tahapan-tahapan rekrutmen sebagai bagian dari proses mendapatkan kandidat terbaik.
Tahapan tersebut adalah:
- Identifikasi jenis pekerjaan
Kumpulkan informasi tentang sifat dan jenis pekerjaan, terutama untuk posisi baru yang belum pernah ada sebelumnya di organisasi Anda. Hal yang perlu diidentifikasi:
- Tugas-tugas dalam pekerjaan tersebut
- Output pekerjaan yang diminta
- Kesesuaian peran dengan organisasi
- Keterampilan yang dibutuhkan
2) Membuat deskripsi pekerjaan
Anda juga perlu mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan peran yang Anda cari, termasuk:
- Keterampilan, bakat, pengetahuan dan pengalaman
- Kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, kecuali kandidat direkrut berdasarkan potensi masa depan, misalnya fresh graduate
- Kualitas pribadi yang relevan dengan pekerjaan, seperti kemampuan untuk bekerja dalam tim, kepemimpinan, dan komunikasi
3) Mencari kandidat
Mencari kandidat dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu pencarian internal dan eksternal. Metode internal meliputi referensi dari staf, perencanaan suksesi, dan perekrutan sekunder.
4) Mengelola aplikasi
Ada dua format utama aplikasi yang biasa digunakan untuk screening awal oleh HR, yaitu curriculum vitae (CV) atau resume dan formulir lamaran kerja. Keduanya bisa dalam bentuk fisik kertas atau file elektronik.
5) Memilih kandidat
Memilih kandidat melibatkan dua proses utama, yakni shortlisting dan penilaian pelamar untuk memutuskan siapa yang akan diberi tawaran pekerjaan.
6) Membuat kontrak
Tawaran pekerjaan harus selalu dibuat secara tertulis. Tetapi penting diingat bahwa tawaran pekerjaan secara lisan dalam wawancara yang disetujui oleh kandidat juga mengikat secara hukum, sebagaimana halnya kontrak tertulis yang ditandatangani kedua pihak.
7) Induksi
Induksi merupakan bagian penting dari proses rekrutmen, baik untuk pemberi kerja maupun karyawan baru. Induksi adalah program orientasi untuk kandidat yang telah direkrut dan ditempatkan dalam peran barunya.